Área privada: Un espacio imprescindible para la franquicia

Con el objetivo de maximizar la productividad de una cadena de franquicia, el área privada de la web corporativa se ha convertido en una herramienta básica que ofrece todas las ventajas de Internet pero en un entorno exclusivo para cada uno de los asociados. Un potencial por descubrir con bajo coste y grandes resultados.

En la actualidad, la tecnología está presente en prácticamente todos los requerimientos laborales. La disponibilidad de nuevas herramientas y la necesidad de una comunicación cada vez más ágil en las empresas, dieron nacimiento a lo que hoy llamamos intranet o área privada. Esta red interna de comunicación e información emplea la misma tecnología que se utiliza en Internet, siendo accesible únicamente para los usuarios miembros de una determinada empresa. Se trata de una manera eficaz de gestionar una cadena que no cesa de crecer, como puede ser una franquicia; es una base de datos muy específica que ayuda a gestionar las tareas de los franquiciados en tareas como la gestión diaria, el marketing o la formación, y que permite a toda la red estar interconectada permanentemente.

“El objetivo de un área privada es acercar los servicios del franquiciador al franquiciado, de manera que pueda tener la percepción de que la marca y los servicios que éste presta están cerca de él”, comenta el subdirector general de Don Piso, Emiliano Bermúdez. El área privada funciona igual que Internet, con la única salvedad de que a un sistema local sólo pueden acceder personas que dispongan del permiso necesario de la organización. Los franquiciados pueden encontrar en su espacio privado todo tipo de información necesaria para llevar a cabo la gestión o las informaciones de la empresa. Disponer de un área privada en una red de franquicias aporta valor añadido principalmente a la gestión del conocimiento y del modelo de negocio, pero sobre todo a la imagen de marca.

Mejoras de la tecnología
Aunque tiene una mayor utilidad para empresas con una gran red de franquicias, un dominio privado es imprescindible para cualquier franquicia, aunque tenga un reducido número de franquiciados. “Es el punto de encuentro entre las diferentes franquicias” comenta Pilar Lastra, ejecutiva de cuentas de Planning del departamento de Marketing de Tormo & Asociados. Una simple área privada suele incluir la gestión documental, las acciones de publicidad y marketing, las noticias acerca de la empresa y las comunicaciones a las diferentes franquicias.

En general, las empresas suelen utilizar este tipo de intranet para potenciar la interrelación entre los propios franquiciados, como medio informativo interno, que evita la necesidad de utilizar el e-mail o el teléfono como solución de referencia para todas las comunicaciones. En definitiva, se consigue mejorar la eficiencia y rentabilidad empresarial en el menor tiempo posible mediante el valor que aporta las tecnologías de la información. Con las áreas privadas, la central se encuentra con considerables ahorros, sobre todo en cuanto a comunicación, ya que una vez creada la rutina, los asociados utilizarán esta vía como canal preferente para sus solicitudes y búsqueda de información. El director de Marketing y Comunicación de Plantour Viajes, Jon Recacoechea, opina de igual forma que “con esta herramienta tecnológica se gana en coste y en tiempo algo muy valioso para el sector”.

Para que un área privada sea un sistema de soporte al desempeño para los asociados, es imprescindible que esté centrada en los procesos medulares del negocio. Los demás criterios deberán ir en condición periférica, aunque no por ello dejan de tener importancia. Dependiendo de la franquicia el área privada será estándar o específica para una empresa determinada. Pilar Lastra opina que lo primero que tiene que hacer una franquicia antes de empezar a plantearse construir un área privada es pararse a pensar en qué momento se encuentra. “Si una franquicia es pequeña comenzará con un área privada básica y estándar. Aún así, siempre deberá ser modulable, para que según crezca la franquicia se adapte su área privada a ese aumento y se vayan implementando los nuevos servicios”.

Ventajas factibles
La central debe tener siempre en cuenta el tema de la actualización, algo imprescindible a la hora de crear un área privada. Se debe ofrecer a los franquiciados con asiduidad novedades y opciones atractivas para que las visitas sean constantes. Muchas empresas empiezan creando su área privada y con el tiempo la dejan de lado. Hay que tratar de hacérsela atractiva al franquiciado, para que esta área siga en pie y la visiten a diario. “El éxito del área privada dependerá del análisis que haga la central antes de realizarla y de la actualización que se haga” indica Lastra.

Las ventajas de estos espacios son varias: toda la información está actualizada al momento, cualquier operación que se realice queda reflejada al instante. “Se agiliza la relación, se minimizan los costes, se trata, en definitiva, de una herramienta de fidelización”, confirma la ejecutiva de Tormo & Asociados. El franquiciado se beneficiará en la asistencia técnica permanente, en el acceso rápido a la información corporativa y en tener una solicitud de servicios a cualquier hora y desde cualquier lugar. Por su parte, el franquiciador también obtendrá beneficios en cuanto a la consolidación de una red corporativa, unos costes de implantación reducidos y una disminución de los costes administrativos.

El único inconveniente es que si no la visualiza correctamente la empresa, puede dejar de tener utilidad. Hay un área privada para cada tipo de franquicia y Pilar la define muy gráficamente cuando dice que es “la representación de la relación de la central con el franquiciado”.

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